Zo ga je slimmer om met je zakelijke voicemail

Intro tekst

Je voicemail kan een aardige barrière vormen in het contact met je klant. Toch kun je deze problematiek met een aantal slimme trucjes eenvoudig terugdringen.

Inhoud

Voor je klanten kan het frustrerend zijn wanneer zij hier uitkomen, in plaats van bij jou of je collega’s. Dat kan ten koste gaan van je bereikbaarheid en klanttevredenheid. Met de volgende tips maak je een stuk slimmer gebruik van je voicemail. 

Tips voor de ideale voicemail 
Natuurlijk ontkom je er niet aan een voicemail in te stellen. Er zijn nu eenmaal momenten dat je helemaal niet bereikbaar bent of wilt zijn. Denk aan de weekenden, ’s nachts of tijdens je vakantie. Zorg er echter wel voor dat je voicemail zo klantgericht mogelijk is ingestoken. Houd het kort en bondig, en kom direct ter zake. Herhaal eventueel een alternatief telefoonnummer waarop je bereikbaar bent. Ben je op vakantie, vertel dan ook wanneer de klant je weer kan bereiken. 

Simpel maar effectief: doorverbinden 
Als je niet bereikbaar bent hoeft dat niet te betekenen dat de klant het later nog maar eens moet proberen. Zijn vraag kan waarschijnlijk ook door een van je collega’s worden afgehandeld. Maak daarom gebruik van de huntgroepfunctionaliteit of automatische doorverbinding van je telefoniecentrale. Zo krijgt de klant altijd iemand te spreken en komt hij minder vaak bij je voicemail uit. 

Vergroot je bereikbaarheid met VaMo 
Vast-mobielintegratie (VaMo) ligt in het verlengde van doorverbinden. Hiermee maak je gebruik van een vast nummer voor zowel je vaste als mobiele telefonie. Oproepen komen op beide devices binnen, waardoor je bereikbaarheid aanzienlijk toeneemt. De kans dat je klant bij de voicemail uitkomt wordt daardoor meteen veel kleiner. 

Efficiënter klantcontact via voice-to-email
Dit is een functie waarbij voicemails direct naar je mailbox worden verzonden. Deze functie vind je vaak terug in hosted telefonieoplossingen. Je kunt de klant direct vanuit je mailbox terugbellen. Je hoeft dus niet eerst alle voicemails te beluisteren voordat je klanten kunt terugbellen. In plaats daarvan biedt je mailbox een handig overzicht van alle gemiste oproepen. Dat stelt je in staat voicemails sneller te beantwoorden. Zo breng je een mooie efficiëntieslag aan in je klantcontact.