Hoe slimmer werken met cloudsoftware je tijd laat besparen

Intro tekst

Door cloudoplossingen slim in te zetten kun je als organisatie veel tijd besparen. Maar hoe doe je dat nou precies?

Inhoud

Cloudoplossingen zijn een onmisbaar onderdeel van flexibel werken. Ze stellen je in staat altijd en overal te kunnen werken. Dat kan onder aan de streep al snel leiden tot meer efficiëntie en een hogere productiviteit. Een aantal voorbeelden. 

1. Kies de juiste tools 
Cloudoplossingen bieden pas echt meerwaarde als ze volledig aansluiten bij je bedrijfsprocessen. Daar kom je achter door een aantal vragen in het achterhoofd te houden. Waar ben je de meeste tijd aan kwijt? Welke processen zouden efficiënter of sneller verlopen als ze via de cloud liepen? Win vervolgens advies in over welke cloudoplossingen aansluiten bij je vraagstukken. Zo beschik je straks over de juiste oplossing en maak je een mooie efficiëntieslag. 

2. Gebruik de laatste updates 
Cloudsoftware wordt regelmatig geüpdatet door de aanbieder van de oplossing. Dat is niet alleen goed voor de dataveiligheid; updates brengen ook vaak nieuwe functionaliteiten met zich mee. Vaak zorgen nieuwe functionaliteiten ervoor dat werkzaamheden eenvoudiger en sneller kunnen worden uitgevoerd. Door deze actief te gebruiken kun je dus al snel tijd besparen. 

3. Gebruik een uniforme werkwijze 
Cloudoplossingen worden onder andere veel gebruikt door organisaties die mobiel werken. Bij mobiel werken is er minder direct contact tussen collega´s. Daardoor kan het soms langer duren voordat fouten worden opgemerkt en gecorrigeerd. Uniforme procedures over gebruik van de oplossing kunnen daarom handig zijn. Het risico op fouten wordt daardoor kleiner. Exports uit de software kunnen bovendien worden gestandaardiseerd. Standaardisatie is een vorm van efficiëntie, en leidt in de regel tot tijdsbesparing. 

4. De meerwaarde van de helpdesk 
Het kan natuurlijk gebeuren dat je vragen hebt over je cloudoplossing. Denk aan het gebruik van een bepaalde functionaliteit in je crm-programma. En hoe corrigeer je die rekenfout in je boekhoudsoftware in de cloud? Het is verstandig om te kiezen voor een cloudoplossing met een goed bereikbare helpdesk. Deze biedt je direct het juiste advies, zodat je vraagstukken niet zelf hoeft uit te zoeken. Zo behaal je sneller resultaat. 

5. Maak gebruik van koppelingen 
Het dubbel moeten invoeren van data omdat software niet met elkaar samenwerkt, kost enorm veel tijd. Tegenwoordig is het echter mogelijk om verschillende oplossingen aan elkaar te koppelen. Denk aan het integreren van je urenregistratie met je boekhoudprogramma. Ook de koppeling van hosted telefonie met je crm-tool is hiervan een voorbeeld. Je hoeft nieuwe informatie daardoor maar één keer in te voeren. Daarmee behaal je meteen tijdswinst, en je vermindert ook nog de kans op menselijke fouten.